Kommunikation til broen, maskinrummet og opvasken: Molslinjens kommunikation i en ekstrem tid

Foto : Molslinjen

Kommunikation til broen, maskinrummet og opvasken: Molslinjens kommunikation i en ekstrem tid

En stor gruppe af Molslinjens medarbejdere sidder ikke foran en computer, men står foran et ror eller en motor. At kommunikere om corona og konstante ændringer til dem er en stor udfordring i rederiet. PR- og kommunikationschef Jesper Maack giver sine bedste råd til intern krisekommunikation.

Jesper Maack har som PR- og kommunikationschef i Molslinjen sammen med sin kommunikationsafdeling og ledelse løbende forsøgt at forudsige alle spørgsmål i forbindelse med corona fra medarbejderne. 

»Og det, har vi lært, er svært. For eksempel viste det sig, at vi i begyndelsen var meget oppe i helikopteren som ledelse og forsøgte at komme alle spørgsmål i forkøbet. Vi blev overrumplede af, at mange af spørgsmålene fra medarbejderne var på det helt lavpraktiske plan, som vi nok havde overset lidt,« siger han. 

Prøv et gratis abonnement på Tech Management

Jesper Maack, kommunikationsdirektør, Molslinjen
Jesper Maack, kommunikationsdirektør, Molslinjen
Illustration: Molslinjen

Da de første hjælpepakker fra regeringens side blev lanceret, sendt Molslinjen en gruppe medarbejdere hjem, og der mødte ledelsen også flere spørgsmål, end der lige var svar til. 

»Når man skal kommunikere om noget, som man dårligt selv har nået at læse, så er det en udfordring, som vi heldigvis har mødt stor forståelse for,« siger Jesper Maack. 

En særlig type arbejdsplads

Det specielle ved Molslinjen som virksomhed i en særlig tid for alle virksomheder er, at rigtigt mange af de i alt omkring 1.000 ansatte, ikke arbejder på et kontor eller foran en computer. 

»De er involveret i driften af skibene og går og rydder af, viser ombord eller noget andet, men de sidder ikke og tjekker mails. Samtidig har der været nye budskaber konstant om, hvad man måtte og ikke måtte,« siger Jesper Maack. 

Læs alt Tech Managements indhold om corona

Derfor har Molslinjens ledelse valgt primært at kommunikere til de ansatte via sms og i beskeder på deres telefoner og iPads blandt andet via kommunikationsplatformen Actimo, som Molslinjen i forvejen brugte. 

»Med sms-kommunikationen sikrer vi, at vi kan give headsup på hurtige ændringer med det samme, og vi kan se, at folk reagerer meget prompte på det. I en utryg situation er det vigtigt, at vi kan kommunikere ofte for at holde folk trygge, og at det går direkte ud til den enkelte,« siger Jesper Maack. 

Rambølls danske chef: »Jeg har ikke ro på«

Ud over at medarbejderne er fordelt på forskellige færger, er medarbejderne i staben nu også spredt ud på hjemmekontorerne, og derfor mere bredt fordelt end nogensinde. Samtidig ligger der en ekstra udfordring i, at medarbejderne også er forskudt tidsmæssigt, fordi de arbejder på forskellige tider af døgnet. 

»Kommunikation er udfordrende hos os til dagligt, fordi vi er spredt så meget. Vi kan aldrig indkalde folk til en fælles besked, og det bliver forstærket endnu mere nu. Derfor har vi sat ekstra tryk på den almindelige interne kommunikation også med video, billeder og mange historier fra hverdagen derude,« siger Jesper Maack. 

Det har været en ekstra stor udfordring for Molslinjen som virksomhed, at de var blandt de allerførst ramte af coronakrisen, hvor mange aktører i transportbranchen og oplevelsesøkonomien lukkede ned fra dag 1. I modsætning til andre brancher var der ingen »betænkningstid,« i stedet gik det fra normal hverdag til meget slemt på ingen tid. 

Krisen er det perfekte tidspunkt at søge ny viden: Her har du 9 bud fra en ledelsesrådgiver

Derfor havde ledelsen ikke mulighed for at bruge dage på at gennemtænke en strategi eller få overblikket. 

»Indgangen blev, at vi måtte angribe krisen med størst mulig åbenhed og størst mulig gennemsigtighed, og løbende kommunikere i langt højere grad, end vi normalt gør med vores medarbejdere,« fortæller Jesper Maack. 

Fire gode råd

Ud fra de foreløbige erfaringer fra coronakrisen har Jesper Maack især fire gode råd at give videre til ledere. Behovet for hyppig kommunikation er langt fra væk, selvom krisen nu har varet en måned, og han vurderer, at kommunikation kommer til at spille en stor rolle i krisens efterdønninger også.

1. Nedsæt en taskforce

Som noget af det første etablerede Molslinjen en taskforce, som har medlemmer på tværs af de forskellige medarbejdergrupper og selvfølgelig med medlemmer af ledelsen. Taskforcen har dagligt vurderet behovet for kommunikation og koordineret, hvilke beskeder, der skulle gives til hvem. 

»Vi er lykkedes med at få repræsenteret de rigtige interessenter og har hele tiden fået input, så vi kunne justere vores indsats. Det har været super værdifuldt at have et warroom,« siger Jesper Maack. 

2. Skær ind til benet

»Skær al overflødig information væk. I den her krise har jeg trukket rigtig meget på min baggrund som journalist og evnen til at skære ind til benet. Det har været nødvendigt hele tiden at spørge: hvad skal vores folk vide nu, og hvad behøver de ikke at bliver overdynget af information om,« siger Jesper Maack. 

Et redskab i den proces har været at oprette interne Q&A-dokumenter til medarbejderne med de allermest presserende spørgsmål og så løbende opdatere dem. Og sørge for at opdatere dem hurtigt f.eks. efter ethvert pressemøde i Folketingets spejlsal, der efterfølgende har rejst en række spørgsmål hos medarbejderne. 

3. Brug den interne mavefornemmelse eksternt

Molslinjens kommunikationstaskforce har hentet inspiration fra den interne kommunikation til den eksterne, som også har krævet en massiv indsats i den forgangne måned. 

»Vi har via vores ansatte på skibene kunnet fornemme, hvad der foregår derude. Hvis der er et eller andet, medarbejderne er utrygge ved, så har det vist sig, at det er de samme ting, som passagererne bekymrer sig om. Det har været en vigtig pejling for os,« siger Jesper Maack. 

4. Hold fast i kommunikationsafdelingen

Kommunikation er blevet regnet som en afgørende funktion i Molslinjen under krisen, og derfor er hele kommunikationsafdelingen fortsat på arbejde, mens nogle andre medarbejdergrupper er hjemsendt. 

»Omkostningerne er i skarpt fokus lige nu, og derfor er det dejligt at have en ledelse med en direktion, som har lagt vægt på, at kommunikation er vigtigere end nogensinde, og derfor skal have lov til at arbejde videre,« siger Jesper Maack.

Om Tech Management

Tech Management er Ingeniørens ledelsesmedie, som sætter fokus på ledelse, projektstyring og strategi i en digital og teknologisk forandringstid.

5 grunde til, at du skal læse Tech Management

1. Du får indblik i digital omstilling i et ledelsesperspektiv

2. Du får adgang til et medie, der tør skære igennem hypen om ny teknologi

3. Du får gode, lærerige cases fra virksomhedernes hverdag

4. Du får værktøjer, du kan bruge direkte i dit arbejde med ledelse og strategi

5. Du får ny inspiration til at styre dine projekter, så de lander hvor de skal

Fristet? Bestil et gratis og uforpligtende prøveabonnement og få løbende perspektiv og viden leveret direkte til din indbakke.

Seneste nyt