Styr på digital ledelsesbetjening
Topledelsens kommunikation ved uddelegering af opgaver og godkendelse af beslutninger foregår for det meste i personlige mails med et større antal personer i cc, men til tider også i tekstbeskeder via mobiltelefon. Dermed bliver en simpel Outlook-mail ofte lederens mest benyttede værktøj til at træffe beslutninger.
Det giver ikke organisationen mulighed for hurtigt at understøtte beslutningsprocessen og skabe den fornødne gennemsigtighed og kan i værste fald føre til brug af ekstra tid på fremfinding, tvivl om versionering, yderligere mailkorrespondance og efterfølgende besværlig manuel arkivering og styring. Dette har jeg selv oplevet som direktør og været flittig bruger af.
Københavns Kommune har besluttet at indføre samme system til ledelsesbetjening til 3.000-4.000 ledere og medarbejdere, som næsten alle landets ministerier og et stort antal statslige styrelser bruger til at holde styr på de mange politiske beslutninger og processer, det kræver at regere landet. Dermed har denne digitale ledelsesbetjening flyttet sig fra de statslige myndigheder ind i det kommunale regi, som oftest er kendetegnet ved at være beslutninger om service og udfordringer, som er helt tæt på borgerne.
Hele betjeningen foregår i en mobil platform på enten tablet eller telefon, hvor topledelsen selv har overblik og kan eksekvere sager til godkendelse, bestille opgaver og have alt mødemateriale tilgængeligt i sin mødekalender – til både egne noter og afgivelse af kommentarer og vurdering. Klare tilbagemeldinger fra brugerne har bekræftet, at dette gør hverdagen en hel del lettere for de politikere og ledere, som skal træffe rigtigt mange beslutninger på en dag.
På alle beslutningsgrundlag, mødematerialer m.m. kan der i systemet kommunikeres direkte og hurtigt både formelt og uformelt ved f.eks. chat, hvilket betyder, at alt findes og dokumenteres på sagen. Et enkelt overbliksbillede viser alle igangværende beslutningsprocesser på forskellige niveauer, hvem og hvor den befinder sig til behandling, samtidig med at en farvekode indikerer tid til deadline.
Det giver stor gennemsigtighed for alle og en slags ‘elektronisk tavlestyring’ over samtlige beslutninger, hvilket betyder, at ressourcer i processen kan omfordeles efter behov, og at beslutningskraft samt flaskehalse senere kan analyseres og optimeres. Det giver mulighed for at fastholde og udvikle en stor beslutningskapacitet og eksekveringskraft, som ikke nødvendigvis bare er et behov i et ministerium, men i princippet i en hvilken som helst organisation.
Ledelsen går forrest i digitaliseringen
Den helt store fordel ved denne enkle digitale og mobile ledelsesbetjening er dog, at det er lykkedes at få den øverste politiske og administrative ledelse til at bruge et ret avanceret sags- og dokumenthåndteringssystem til deres væsentlige sager. Efter mange års erfaring med implementering af denne type systemer må jeg bare konstatere, at jeg endnu ikke har set det så vellykket som her – succesen skyldes både brugervenligheden i en mobilversion og et procesdesign, der netop er lavet til at understøtte et stort antal beslutninger.
Men det er altså ikke bare imponerende i sig selv, at have denne referencekreds af ministerier. På ‘Grønspættebogens side 1 for digitaliserings- og forandringskonsulenter’ står der, at det er afgørende for ethvert digitaliseringsprojekts succes, at det er stærkt forankret i topledelsen og endnu bedre – konkret bruges af dem.
Med andre ord: det smitter simpelthen af på hele organisationens digitale modenhed, når den øverste ledelse går forrest, udviser digital ledelse og for alvor bringer digitale systemer og processer i spil.
Det er unikt at have sin topledelse med, og derfor giver det rigtig god mening at fokusere på begrebet digital ledelsesbetjening, så denne funktionalitet udvikles endnu bredere som dagligt værktøj til at ruste ledelsen og dermed resten af organisationen.
Igen er det min erfaring, at det er en rigtig god strategi at understøtte og uddanne sin ledelse digitalt, da det med stor sandsynlighed vil kunne føre til yderligere digitalisering af andre fagprocesser og dele af organisationen – ligesom det giver adgang til at drøfte og få etableret et stærkere strategisk samarbejde og mind-set på tværs i organisationen omkring den digitale udvikling.
Effektive, transparente og dokumenterede digitale beslutningsprocesser og godkendelsesprocedure er en gevinst for de fleste større organisationer. Det gælder i særdeleshed for ministerier og kommuner. Det både styrker demokratiet og tilliden, når der er styr på et hav af minister- og borgmestersvar, budget og økonominotater, overblik og beslutninger om myndighedens ‘borgerservice', presse- og klagesager samt mødematerialer til både politiske udvalg, direktions- og ledelsesmøder.
Men det gælder også i stigende omfang privat/offentlige selskaber, som står til regnskab for stadig flere krav fra borgere og politikere om samfundsvæsentlige opgaver, som klimareduktion, miljøkrav, sociale klausuler, samfundsøkonomisk ansvarlighed, it-sikkerhed mm. Samtidigt giver det også data til at se nærmere på, hvor det giver mening at understøtte en højere eksekveringskraft og dermed skabe en stærkere og mere robust organisation.
Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så skriv til vores debatredaktion på debat@ing.dk
