Dette indlæg er alene udtryk for skribentens egen holdning.

Robotten løser de kedelige opgaver på kontoret

Kontorrobotter kan spare arbejdstid og løse opgaver uden at lave fejl, så de menneskelige ressourcer kan frigøres til mere motiverende ting. Der er mange lavthængende frugter, som virksomheder ikke får glæde i dagligdagen, mener forretningsudvikler for digitalisering og innovation Copenhagen Business Hub – Erhvervshus Hovedstaden Peter Keller-Larsen.
Synspunkt 7. oktober kl. 08:30
errorÆldre end 30 dage

Erhvervshuset var for nylig vært for en workshop, der handlede om, hvordan man kan bruge robotter og kunstig intelligens, når der skal løses administrative opgaver i ens virksomhed. Og der, hvor robotterne kan sættes ind og lette arbejdet, er for eksempel, når der skal oprettes salgsordrer, bookes fragt, sikres korrekt moms- og nummerverifikation eller sikre indkøbsleverancer i tide.

Kontorrobotter, der også kaldes RPA (‘Robotic Processs Automation') er en software, som er udviklet til at automatisere administrative processer. Man skal tænke på robotten som en virtuel medarbejder og en virtuel kollega. Den kan efterligne menneskelige handlinger, den er langt mere effektiv, og så laver den ingen fejl. Hvem vil ikke gerne have en sådan kollega?

På vores nyligt afholdte workshop gav Kenneth Birk Nielsen fra Digital Process fire eksempler på, hvad kontorrobotterne kan løse af opgaver.

En handlede om H&P Frugtimport. Her brugte de hurtigste medarbejdere syv og et halv minut på at oprette de 30 linjer, der skulle udfyldes i ordrerne. Der var en fejlrate på 5-10 procent, og de kunne nå 15.000 ordrer om året.

H&P Frugtimport fik installeret en kontorrobot til at tage imod salgsordrerne. Den bruger 1,5 minut på at oprette ordrerne i økonomisystemet, og der tastes ikke forkert. Robotten har en årlig kapacitet på 350.000 ordrer om året.

Mange virksomheder får bestillinger på mail. En robot kan holde øje med en specifik postkasse, åbne en mail, når den kommer, læse varenummer, adresse og oprette ordren i økonomisystemet. Sådan en robot kan oprette ordrerne døgnet rundt – også i weekenden, så der ikke bliver flaskehalse.

Medarbejderne på H & P Frugtimport forsvandt ikke. Men de kunne i stedet bruge deres tid på dialog med kunderne og skabe mersalg.

Der skal være en kritisk masse af opgaver, før det kan betale sig at sætte en robot ind, og når en virksomhed tager de første skridt for at få automatiseret, så gælder det om at finde de letteste opgaver først.

Erfaringen viser, at op mod 40 procent af arbejdstimerne i administrationen kan erstattes med kontorrobotter, og derfor rummer sådanne robotter et stort potentiale. Når en virksomhed for eksempel vokser, så vokser omkostningerne også, men det er ikke altid, at den øgede omsætning også betyder et større overskud.

Meget gladere medarbejdere og ingen fyringer

Martin Corvinius CEO og partner i virksomheden Online-Results har høstet frugterne af automatisering. Virksomheden arbejder med hjemmesider, sociale medier, søgeoptimering, digital brugeradfærd og strategi, men selvom virksomheden voksede, og alle medarbejdere knoklede, så forsvandt indsatsen i driftsomkostninger.
Han fortæller, at næsten lige meget hvor mange ekstra millioner de forsøgte at løbe ind, så skulle de aflevere det hele til nogle andre. Først da ledelsen begyndte at spørge ind til arbejdet, hvad medarbejderne gjorde og hvorfor, blev det tydeligt, at nogle ting kunne gøres anderledes. Det gik op for Martin, at der er mange rutiner og arbejdsopgaver, som lederen ikke ser. De brugte for eksempel tid på at få flyttet ordrer til en anden afdeling for at få valideret kontrakterne, inden de blev sendt tilbage til sælgeren, fortæller Martin Corvinius.

Alle afdelingers timeforbrug blev gennemgået for at finde frem til, hvor arbejdsgangene kunne automatiseres med en kontorrobot. Den kan ikke løse alt, men den er blevet en øjenåbner til, hvor virksomheden kan indrette sig på nye måder.

Martin Corvinius lægger ikke skjul på, at kontorrobotter bliver mødt med skepsis i medarbejdergruppen.
 – Det er vanvittigt svært at komme i gang og meget nemt at udskyde til en anden dag eller næste måned. Personalet frygtede for deres arbejde, og der var ikke så mange andre virksomheder, der havde prøvet det før, men de fleste mennesker ved også, hvornår de sidder med rutineopgaver. Så i dag taler de i Online-Results mere sammen om, hvordan de indretter sig med færrest mulige touchpoints fra, at kunden henvender sig, til opgaven er løst, og hvordan de kan tage de næste skridt for at komme videre.

Siden kontorrobotten blev indført, er de ansatte begyndt at henvende sig med ideer til, hvor der også kan automatiseres, så robotten givet en helt andel dialog i huset.

Og hvis man som leder ikke selv kan se, hvor der kan gøres noget, så er der sikkert nogle ansatte, som ved, hvor det kunne være interessant at sætte en robot ind.

 

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Debatten
Du har ikke tilladelse til at deltage i debatten. Kontakt support@ing.dk hvis du mener at dette er en fejl.
Forsiden