Sådan forbereder du dit it-beredskab
Inden du læser videre, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:
- Har min organisation en beredskabsplan?
- Er beredskabsplanen kendt af alle?
- Er planen tilgængelig uden it?
- Hvornår er den sidst testet?
Når vi taler om beredskabsplan, er kernebudskaberne ‘less is more’ og ‘keep it simple – very simple’.
Forestil dig i en beredskabssituation at skulle læse en plan på 47 sider … Nej vel? Det er temmelig meget at læse igennem, når huset brænder.
Kort og præcis plan
Først og fremmest skal din plan være kort og præcis og være skrevet til rette modtagere. Den skal indeholde enkle tjeklister, action cards og basisagendaer.
Den skal fungere i en beredskabssituation, den skal være letlæselig med lettilgængeligt indhold. Det nytter ikke, at læseren skal kæmpe sig igennem RACI-modeller, lange procedure og krydsreferencer til andre dokumenter.
Du kan få meget ud af at tænke over dit sprog, så det er klart, enkelt og adfærdsangivende ‘du- og jeg-sprog’ mere end ‘man, bør og kunne’.
Action cards
Action cards er et must!
Et action card beskriver kort og præcist, hvilke opgaver og ansvar en bestemt rolle har, og hvilke relationer der er til andre roller. Det fylder mindre end en side og har en meget overskuelig opbygning med maks fem punkter.
Du skal kun udarbejde de action cards, der er nødvendige for dig og din organisation, og hvis du mangler et, så udarbejder du det.
Redskaber og visuelle hjælpemidler
I en beredskabssituation er folk tilbøjelige til at handle og gøre det, der falder dem lige for.
Det er ikke altid det mest hensigtsmæssige og kan være svært at kontrollere. Farver eller andre visuelle hjælpemidler kan i den henseende være uvurderlige. Et eksempel kunne være at bruge kasketter i forskellig farver: rød kasket til beredskabslederen; gul kasket til koordinatoren; grøn kasket til logføreren osv. Så fremgår det klart, hvem der er ansvarlig for hvad.
Og hvis de respektive action cards har samme farver, bliver det endnu lettere.
Kommunikation
En essentiel del af en beredskabsplan er at tænke kommunikationen ind både internt og eksternt.
Meget kommunikation kan du endda forberede skabeloner til på forhånd, så du ved, hvilket budskab du vil sende, og hvem du vil sende det til.
Fordelen ved at have forberedt kommunikation på forhånd er, at du kender dit indhold og dine modtagere, og du bare skal trykke 'send' den dag, det hele brænder på.
Test af beredskabsplanen
De færreste organisationer kan i dag undvære it, og derfor er en it-beredskabsplan en forudsætning for, at du kan drive din forretning. Som så meget andet gør øvelse også i den forstand mester og forbereder dig på, hvad du skal gøre den dag, det er alvor.
Formålet med at teste er, at vi som organisation øver os og bliver bedre til at håndtere en beredskabssituation. Og mindst lige så vigtigt er det, at lederne træner at lede en beredskabssituation. Da øverste ledelse oftest har en rolle i en rigtig beredskabssituation, er der er ingen vej udenom, at øverste ledelse også deltager i testen. Så de også bliver bedre til den dag, det virkelig går løs.
Hvor tit skal en plan testes? Den skal testet ofte nok. Eller med andre ord: den skal testes så tit, at I er klar den dag, det brænder på.
I kan med fordel teste jeres plan ved at aktivere jeres beredskab i små dagligdagssituationer ved f.eks. netværksnedbrud eller lignende. Følg planen og bliv på den måde bedre til beredskab.
Efter hver test og aktivering af planen er det vigtigt at evaluere, om planen virker. Og det vil være nødvendigt løbende at foretage større eller mindre justeringer.
Husk endelig at beredskabsplaner kan tilpasses, det kan virkeligheden ikke. Eller som soldater siger: Hvis der er forskel mellem kort og terræn, så er det terrænet, der gælder!
Dette gælder også for din plan. Hvis deltagerne gør andet end det, der står i planen, så skal du tilpasse planen.
Relation til andre planer
Sidst, men ikke mindst: husk altid at tænke andre eksisterende planer ind, det være sig leverandørers planer, den overordnede plan for organisationen mm. Relationen til disse planer skal altid tænkes ind i en it-beredskabsplan, så har du i hvert fald gjort dit for at være klar.
Har du slet ikke nogen plan endnu? Fortvivl ikke! Der findes rigtig meget gratis materiale, du kan få hjælp af og tilpasse til din egen organisation. Beredskabsstyrelsen har for eksempel lavet noget materiale, som kan bruges af alle og findes her.
Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så send dit udkast på 3.000-5.000 anslag til redaktionsassistent på Tech Management Albert Jonathan Nyeland på ajn@ing.dk.
Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så skriv til vores debatredaktion på debat@ing.dk
