Dette indlæg er alene udtryk for skribentens egen holdning.

Bedøm fitness af din virksomheds processer

Gert Munch-Hansen
Illustration: Qekspert.dk.
Konsulent i kvalitetsstyring Gert Munch-Hansen forsøger i dette synspunkt at inspirere til at foretage interne procesvurderinger med en pragmatisk og handlingsorienteret tilgang.
Vidensindlæg21. april kl. 06:00

Rigtig mange virksomheder har etableret velbeskrevne forretningsprocesser, men formår ikke at udføre en målbar vurdering af processernes modenhed og effektivitet. Måske er EFQM, Balridge, CMMI og andre internationale modenhedsmodeller en alt for stor mundfuld, og så opgives tanken om en kvalitativ effektivitetsmåling. Heldigvis kan meget mindre ofte gøre det for små danske organisationer, hvor en simpel og praktisk orienteret måling vil være et mere overskueligt udgangspunkt.

ISO 9001 kræver målbare mål og afdækning af risici og muligheder, og en løbende procesmåling vil udgøre et fint bidrag til opfyldelsen af dette krav og til virksomhedens strategiske selvforståelse. Er processerne fit til formålet? Hvilke processer er stærke, hvilke er svage? Hvad bør forbedres?

Keep it simple: Jeg vil forsøge at inspirere til at foretage interne procesvurderinger med en pragmagtisk og handlingsorienteret tilgang. Metodikken herunder kalder jeg Process Fitness, og den er på samme tid simpel og velegnet til at skabe målbarhed af proceseffektivitet og prioriterede forbedringsforslag.

Process Fitness med subjektive vurderinger

Lav jeres eget processkema med inspiration udefra og vurdering af de proceselementer, I selv finder vigtigst. Start med få kategorier og spørgsmål og udbyg så hellere hen ad vejen.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Hvor audits måler overensstemmelsen mellem praksis og ledelsessystemet baseret på objektive vidnesbyrd, skal process fitness udgøre en subjektiv og kvalitativ bedømmelse af de udførte processer. Eksempelvis kigges her ikke alene på, om et review er afholdt med de rigtige deltagere og templates, og om actions fra review er dokumenterede, men mere på relevansen og dybden af reviews og effekten af de afledte handlinger. Vurderingen skal med et målbart resultat udtrykke, hvor godt de enkelte procestrin praktiseres samt identificere Best Practices og svage områder.

Vælg et antal procesområder, for eksempel ledelse, organisation, ledelsessystem, salg, produktstyring (Life Cycle), produktudvikling, indkøb, produktion og service og sæt dem op i et skema.

Vælg for hvert procesområde en håndfuld proceselementer til vurdering som f.eks.:

Ledelse: Strategi, interessenter, mål, information, infrastruktur…

Organisation: Kompetencestyring, roller og ansvar, kultur, vidensdeling, ressourcer…

Ledelsessystem: Procesapparat, audits, forbedringstiltag, afvigelsesbehandling, dokumentsstyring…

Salg: Pipelinestyring, review af kontrakter, identifikation af markeds- og lovkrav, kravstyring, kundetilfredshed…

Produktstyring: Ideer, business cases, road maps for produkter, projektstyring, vedligeholdelse…

Produktudvikling: Værktøjer, design reviews, tests, frigivelse, ændringer…

Indkøb: Leverandørgodkendelse, indkøbsspecifikationer, performance overvågning, flow down af kundekrav, ændringshåndtering…

Produktion: Planlægning, produktionsgrundlag, produktidentifikation, sporbarhed, kalibrering…

Service: Help desk, værktøjer, trouble shooting metoder, software support, rapportering…

Formulér for hvert af de valgte proceselementer ét spørgsmål med fem mulige bedømmelser spændende fra at processen udføres ideelt og med høj effektivt (procedurer følges, mål opfyldes, registreringer foretages, sikkerhed og orden er på plads osv.) til at processen er ineffektiv med alvorlige behov for at iværksætte forbedringer. Giv dermed 1 til 5 point (eller 0-25-50-75-100) pr. element, og udregn et uvægtet gennemsnit for procesområdet. Sæt et mål for procesområdet på f.eks. 4 (75).

Herunder er vist et eksempel med projektstyring som procesområde og syv udvalgte proceselementer (projektplan, budget) med hver fem valgmuligheder i bedømmelsen og en tilsvarende score på 0, 25, 50, 75 eller 100.

Projektstyring
Illustration: Gert Munch-Hansen.

Vurderingen udføres af en eller to interne eller eksterne personer, der subjektivt foretager scoringen (hvilken af de fem statusvurderinger, der passer bedst) og noterer deres observationer om svagheder, styrker og risici til brug for forbedringer. I mindre virksomheder kan alle fitness-målinger udføres af én og samme person. Målingen kan udføres ret enkelt ved, at den valgte assessor deler checklisten på forhånd og holder et møde med en eller flere nøglepersoner, f.eks. en indkøbschef eller en projektleder. Afsæt en time til at dække et enkelt procesområde med én område- eller procesansvarlig.

Sæt igang

Del og drøft resultaterne, men fokusér især på at initiere forbedringer.

Process Fitness Resultater
Illustration: Gert Munch-Hansen.

Det handler om at afdække de svageste delprocesser og foretage justeringer, så niveauet kan løftes lige der, hvor indsatsen giver størst effekt. 

Artiklen fortsætter efter annoncen

Jeg håber at du har fundet lidt inspiration og fået mod på at supplere dit interne auditprogram med en subjektiv måling af konditallet for jeres vigtigste processer. Lad det komme an på en prøve – sæt igang!

 

Hej! Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så send dit udkast på 3.000-5.000 anslag til redaktionsassistent på Tech Management Albert Jonathan Nyeland på ajn@ing.dk. 

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Fortsæt din læsning
Debatten
Log ind for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger