Synspunkt: Få mere ud af teknologien ved at opdele din ledelsesstil
En virksomhedsleder skal i dag tage stilling til mange nye teknologier. Robotter, avanceret dataanalyse, blockchain og chatbots lover guld og grønne tal på bundlinjen, og der er et stort potentiale for dem, der har succes med at tage den rigtige teknologi i brug.
Men det kan være svært at komme i mål med faktisk at skabe forretningsværdi med de nye teknologier, og det er der måske en forklaring på.
Hver ting til sin tid, sagde min bedstefar, og det råd gælder også for virksomheder. Mange virksomheder blander nemlig to forskellige ledelsesstile sammen uden at vide det. Det har den uheldige effekt, at de går glip af muligheder i ny teknologi, samtidig med at de ikke får optimal udnyttelse af deres eksisterende.
Det er derfor vigtigt, at virksomhedsledere bliver gode til at inddele virksomhedens aktiviteter i to forskellige grupper og lede dem forskelligt.
Nederst i indlægget får du fire konkrete strategier at støtte dig op ad, men først fortjener de to ledelsesformer en introduktion.
Udnytte og udforske er modsætninger
Mange virksomhedsledere er naturligt skeptiske over for nye teknologier og med god grund. Mange nye teknologier bliver pustet op til mere, end de er, de passer ikke til alle industrier, de er umodne og giver kun værdi i nogle organisationer. Men det er absolut nødvendigt at være engageret i innovation med ny teknologi for ikke at gå glip af muligheder - især de muligheder, som konkurrenterne griber.
Derfor er virksomheder nødt til at eksperimentere, udforske og lære. For eksempel er der stort uudnyttet potentiale i chatbot-teknologien, men man skal først forstå principperne bag en dialog-baseret brugeroplevelse, de forskellige typer chatbots og eventuelt teste en prototype, før værdien bliver tydelig. Nøgleordet i aktiviteten er derfor udforskning.
Samtidig med eksperimenterne skal virksomheden stadig drive den daglige forretning. Den skal fokusere på små justeringer af produkter og processer, være effektiv, udnytte en mulighed til sit fulde potentiale, undgå spild og levere produkter med konstant høj kvalitet. Her er nøgleordet udnyttelse.
De to aktiviteter kan man kalde ‘udforskning’ og ‘udnyttelse’, og de kræver to vidt forskellige former for ledelse. Ledelsesformerne modarbejder endda hinanden. For eksempel bygger den ene ledelsesform på konstant at afprøve teknologien og lære af sine fejl, mens den anden ledelsesform forsøger at undgå fejl og spild for enhver pris. Man kan ikke både lære af sine fejl og undgå fejl på én gang, og derfor skal de to aktiviteter ledes med hver sin ledelsesform. Det er et velunderbygget faktum i forskningen i det akademiske, ikke særlig mundrette begreb ‘organisatorisk ambidekstreusitet’.
Modellen nedenfor kan bruges til at analysere aktiviteter og sikre, at den rigtige ledelsesform bruges til de rigtige opgaver. Når omgivelserne er usikre, og målet er at levere noget fundamentalt anderledes, så bør man udforske teknologien med afsøgende arbejdsmetoder. For eksempel kan man lave en prototype med ukendt chatbot-teknologi med det mål fundamentalt at ændre virksomhedens chatbot-portfolio fra ikke-eksisterende til faktisk at have én. Når omgivelserne er stabile, og målet er små tilpasninger, så bør man udnytte teknologien med arbejdsmetoder, som raffinerer og forbedrer. For eksempel :Hvis man allerede har chatbots, kan man finetune en eksisterende, stabil chatbot med en lille tilpasning, så den giver en bedre brugeroplevelse.
Illustration: Lasse Gorm Jensen.
Virksomheder er nødt til både at udforske og udnytte på samme tid. Ellers kan de ikke både levere værdi til kunderne på kort sigt og samtidig overleve konkurrencen på lang sigt. Derfor skal begge ledelsesformer være en del af en virksomheds tilgang til innovation.
Forskere i organisationsdesign har brugt oceaner af timer de seneste 15 år på at beskrive, hvordan en leder bedst opnår opdeling og sammenhæng, så virksomheden kan udnytte og udforske på samme tid. Det er ret meget læsning. Min erfaring er, at forskningen kan sammenfattes i fire konkrete strategier, som er lettere at gå til for en travl leder.
Fire strategier kan støtte ledere
Det kan være en svær øvelse at analysere sin virksomhed med et nyt, ukendt perspektiv. Derfor får mange ledere stor værdi ud af at få hjælp udefra, og her giver jeg gerne et par råd med på vejen. Ledere kan også selv kaste sig ud i det og finde inspiration i de fire strategier.
Der er ingen magisk formel, som virker for alle, så ledere skal overveje og afprøve forskellige kombinationer af tiltag, som kan optimere lige netop deres konkrete virksomhed i lige netop deres konkrete situation.
Strategi 1: Strukturel opdeling
En del af organisationen tager sig af udnyttelsen af eksisterende teknologier, mens en anden enhed tager sig af udforskning af nye teknologier. Typisk går udforskningsenheden under navne som ‘innovation lab’ eller R&D, mens udnyttelsesenhederne er driftsorganisationen.
De to enheder ledes med hver sin ledelsesform. Derfor har de forskellige incitamentstrukturer, forskellige kompetencer, arbejdsprocesser, finansieringsmekanismer, kulturer osv. Idéer overflyttes fra udforskning til udnyttelse, for eksempel via en screeningsgruppe eller direkte via direktøren afhængigt af virksomhedens størrelse og opbygning.
Strategi 2: Tidsbestemt skift
Organisationen er i én periode fordybet i udforskning af muligheder og overgår på et tidspunkt til at udnytte udvalgte muligheder. Skiftene medfører selvsagt en række konkrete krav til ændringer i organisationen.
Strategien er oplagt for små virksomheder, som ikke har ressourcer til at have en fast, dedikeret enhed til udforskning. Det tidsbestemte skift kan også bruges til at drive konkrete teknologiprojekter fra først at udforske for derefter at udnytte. I en minimalistisk version kan individuelle afdelinger også skabe nye muligheder på en to-dages strategiworkshop og derefter udnytte de nye muligheder i hverdagen.
Strategi 3: Kontekstuelle rammer
Organisationen sikrer rammer, som sætter medarbejdere i stand til selv at veksle mellem udforskning og udnyttelse. Rammerne fremmer, at nye idéer til muligheder opstår af sig selv blandt medarbejderne og er direkte knyttet til udnyttelsen fra begyndelsen. Udforskning og udnyttelse er på den måde adskilt og integreret på en flydende måde.
Ledere kan have værktøjer som særlige finansielle udforskningspuljer, mulighed for at trække medarbejdere ud af det daglige arbejde i en periode, fast tidsrum hver fredag til udforskning af nye idéer, korte efteruddannelser i nye teknologier og dedikerede personer med ekspertise i metoder til at udforske, som kan støtte kollegaer.
Strategi 4: Partnerskaber
Organisationen samarbejder med andre organisationer for derigennem både at udforske og udnytte. Partnerskabet giver mulighed for at involvere specialiseret viden, kompetencer og ressourcer, som ellers ikke er realistiske at opnå for organisationerne hver især.
Strategien kan både bruges til at forbedre både udnyttelse og udforskning. Dels er det den gammelkendte udlicitering af produktion for at skære omkostninger og dermed udnytte en eksisterende mulighed bedre. Dels kan man samarbejde med konsulenthuse som Deloitte, iværksættere, leverandører eller andre etablerede virksomheder for at udforske nye muligheder til værdiskabelse.
Fra strategi til handling
Din virksomhed arbejder måske allerede med de her strategier, men kan måske også tåle at blive skarpere på dem.
Derfor kan du med udgangspunkt i denne artikel arrangere en times workshop med relevante medarbejdere eller kollegaer. Modellen ovenfor kan guide jer til at stille en række spørgsmål: Hvilke initiativer har I inden for hver af ledelsesformerne? Hvordan sikrer I adskillelse, og hvordan sikrer I sammenhæng? Er det optimalt i forhold til virksomhedens situation lige nu?
I kan derefter bruge de fire strategier til at finde konkrete måder at blive bedre på. Til sidst kan I lave en handlingsplan for at tage idéerne i brug og eventuelt vurdere, om I skal investere yderligere i denne retning.
Din virksomhed skal udnytte den eksisterende teknologi og samtidig udforske ny teknologi. Ellers risikerer du ikke kun at arbejde ineffektivt og gå glip af nye muligheder. Du risikerer også helt at blive udkonkurreret af dem, der kan begge dele.
Læs også: Briefing: Den digitale fremtid handler ikke om enten-eller, men både-og
I synspunktet skelnes mellem udforskende og udnyttende arbejdsmetoder.
Udforskende arbejdsmetoder er for eksempel design thinking, lean startup metoden og andre metoder som fremmer iværksætteri.
Udnyttende arbejdsmetoder er for eksempel six sigma, total quality management og andre metoder som fremmer business process management.
Imellem de to ligger en gråzone, hvor arbejdsmetoderne skal kobles for at konkrete teknologier kan overgå fra udforskning til udnyttelse. Den overgang er vigtig, men en svær opgave for en leder.
Vil du bidrage til debatten med et synspunkt? Så skriv til vores debatredaktion på debat@ing.dk
