It-satsning reducerede tømrerfirmas administrationstimer med 75 procent

11. maj 2020 kl. 13:42
Johns Tømrehandel 3
John Nielsen står i spidsen for Johns Tømrerfirma. Siden nytår har han fået hjælp af et it-system, og det har ifølge tømrermesteren selv sparet virksomheden for omkring 75 procent af den tid, der tidligere blev brugt på administration. Illustration: Steffen Villadsen .
Fra bjerge af papir til digital ordrebehandling. Ved at overvinde frygten og satse på digitalisering har Johns Tømrerfirma fået meget mere tid til kunderne. Men han er en af de få i byggeriet, der har taget digitaliseringen til sig.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

Havde du ringet til Johns Tømrerfirma i Struer for blot et par år siden med ønsket om at få lavet en carport eller et brændeskur ved sommerhuset på Thyholm, havde arbejdsgangen være helt traditionel. 

John Nielsen, der er manden i spidsen for virksomheden, havde taget imod ordren bevæbnet med en tømrerblyant og en blok papir. Med kundens ønsker kradset ned, ville John Nielsen så ringe til en af sine svende, der ville sætte håndværkerbilen i gear og kursen mod byggemarkedet for at hente de nødvendige materialer. Herefter ville et væld af papirlapper, kvitteringer og timesedler begynde at samle sig i bunker på og omkring John Nielsens bord på kontoret. 

»Det hele flød med papirer, og der var mange af dem. Der var måske for en måned eller halvanden, og det var bilag nok til at fylde et helt spisebord med to udtræksplader. Jeg havde gjort det på den måde i 18 år. Nogle gange fakturerede jeg for halvanden eller to måneder ad gangen. Det var som regel, når min kone sagde, at vi manglede lidt på kassekreditten. Så skulle der nogle penge i kassen, og så måtte vi jo få lavet nogle fakturaer,« fortæller John Nielsen, mens han viser rundt på kontoret.  

Tilbud: Arbejder du med digital ledelse, strategi og teknologi? Få Tech Management gratis i 14 dage.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Når konen Pia og kreditten krævede det, ville sorteringsarbejdet begynde. Bilag blev fordelt i bunker, så de matchede de enkelte byggesager. Herefter skulle bunkerne toppes af med krøllede timesedler fra svendene for til sidst samlet at klemme sig sammen i en plastlomme, inden John Nielsens kone kunne begynde den reelle fakturering af kunden.  

Men så tog John Nielsen en beslutning. Han ville bevæge sig ad en mere digital vej, og for knap et halvt år siden siden steg han så ombord på en it-platform. Det mærker han og resten af virksomhedens ti ansatte tydeligt effekten af.

»Før brugte jeg måske 12-15 timer om ugen på administration. Det var tid, hvor jeg kunne have lavet tilbud eller skaffet mere arbejde til virksomheden. Jeg vil tro, at mit timeforbrug kommer ned på en halv til en hel time om dagen. Det bliver så til omkring tre timer om ugen,« siger han. 

Det svarer til en tidsmæssig besparelse på administrationsfronten på omkring 75 procent.

Artiklen fortsætter efter annoncen

(Artiklen fortsætter efter billedet...)

 

Illustration: Steffen Villadsen .

Gik i gang

Det ville være synd at sige, at bygningen, der huser Johns Tømrerfirma, udstråler noget, der bare minder om at være et teknologisk epicenter. Den hvide bygning er placeret i et helt almindeligt dansk industrikvarter, hvis placering kun afsløres af postnummeret. 7600 Struer. 

Da John Nielsen alligevel var i kontakt med sit lokale erhvervshus angående nogle kurser til medarbejderne faldt snakken på, om der kunne være mulighed for, at John Nielsen og hans folk kunne få en digital håndsrækning.

»Jeg havde overvejet det i lang tid, men jeg har været bange for det,« siger John Nielsen.

»Jeg startede med at ringe til min revisor og spurgte så, hvad deres erfaringer var med sådan nogle systemer. Jeg gad ikke selv kontakte sælgerne, for de ville jo bare alle påstå, at netop deres system var det bedste. Revisoren anbefalede så henholdsvis et system fra EG og et fra E-conomic,« forklarer tømrermesteren. 

Byggebranchen sender tusinder hjem, men arbejdet fortsætter på de fleste byggerier

Valget faldt på EG's system EG One, der er lavet til at hjælpe håndværkere med blandt andet ordrestyring, timesedler og lønudbetaling. Ifølge John Nielsen selv var det ikke ret dyrt at komme i gang. Det krævede indkøb af noget nyt it-udstyr, tegning af licenser samt oprettelse af medarbejderne i systemet. 

Det har John og hustruen fået hjælp til, men for at være på den sikre side, kørte de i begyndelsen af året så at sige med livrem og seler. For selvom det nye regnskabsår er indledt digitalt, valgte John Nielsen alligevel i den første måned at drive sin forretning digitalt og på papir på én gang.  

Artiklen fortsætter efter annoncen

»Udfordringen er at gå fra noget, man har siddet med i hænderne og kan læse, og så få det ind på computeren. Man skal overvinde følelsen af, at det forsvinder, fordi man ikke længere kan røre ved det,« siger han. 

Remote video URL

 

Og selvom resultaterne allerede er begyndt at vise sig, ændrer det ikke på, at digitalisering ikke er noget, man foretager i et snuptag. For selvom man på kontorets skærm nu kan følge omsætningen, tilknytte svendene bestemte opgaver, og revisoren i øvrigt let kan få adgang til de informationer, han har brug for, er der fortsat udfordringer på vejen mod en mere digital forretning. 

»Det svinger mellem, at det går rigtig godt og så, at man nogle gange har lyst til at åbne vinduet og så kaste hele lortet ud af det,« siger John Nielsen. 

Mindre virksomheder står stille

Johns Tømrerfirma er en af mange små virksomheder inden for bygge - og anlægssektoren med færre end ti ansatte. Dem er der ifølge Danmarks Statistik omkring 17.000 af slagsen her i landet. Og mange af dem er ikke særligt langt, når det kommer til at bruge teknologi til at skubbe forretningen fremad. Det viser et andet datasæt fra Danmarks Statistik. 

Blandt virksomheder med op til 49 ansatte i byggebranchen, er det blot 32 procent, der benytter sig af såkaldte ERP-systemer, hvilket er sammenligneligt med systemet, John Nielsen har valgt at tage i brug.

Gratis: Få viden og indsigt i to uger for 0 kr.

Så selvom langt de fleste virksomheder har styr på den første del af digitaliseringsrejsen baseret på brug af internet og hjemmeside, så er de næste skridt er langt mere besværlige. 

Og det ser bestemt ikke bedre ud, når man kigger på brugen af det, man kalder avancerede teknologier som 3D-print, kunstig intelligens og big data. 

Derfor er John Nielsens digitale opgradering da også et stort skridt fremad. Og efter tømrermesterens eget udsagn er han da også lokalt set rigtig godt med. 

»Vores revisor synes også, at det er spændende, for han har mange kunder, der kører på den gamle måde,« forklarer John Nielsen. 

Mere tid – flere muligheder

Mens weekenderne tidligere i høj grad gik med at få sat papirerne i system og sendt fakturaer i retning af kunderne, er der kommet mere tid mellem John Nielsens hænder. Mere tid giver flere muligheder.

»Jeg skal skaffe noget mere arbejde til virksomheden. Men de frigivne timer kan man jo også både bruge til at købe sig noget fritid eller indlede et generationsskifte i stedet for at være hjemme klokken seks hver aften,« siger han.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Massiv interesse blandt SMV'er for digital starthjælp: Se, hvad det kræver at få del i puljen

Illustration: Steffen Villadsen .

 

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten

Tophistorier

Debatten
Vær med til at skabe en god debat ved at følge vores debatregler.

For at deltage i debatten skal du have en profil med adgang til at læse artiklen. eller opret en bruger.
settingsDebatvisning