Forårets erfaringer med hjemmearbejde kan give store, permanente driftsbesparelser

Der er mange penge at spare ved at fortsætte hjemmearbejdet, men besparelserne kommer ikke af sig selv. Med digitale hjælpemidler kan arbejdspladsen organiseres mere effektivt.
Brødtekst

Dette er et debatindlæg. Du er også velkommen til at deltage i debatten - send dit indlæg til atl@ing.dk.

Mens sommerferien lakker mod enden, og covid-19 ligger på lur mellem første og anden bølge, er ledere verden over gået i strategisk tænkeboks.

Hvad kan vores organisationer med fordel tage med os, når tingene normaliseres?

En besnærende overvejelse handler om de hundredetusindvis af velfungerende hjemmearbejdspladser, som lynhurtigt blev stablet på benene, da virussen satte ind. Mange lederes skepsis overfor, om børn, kæledyr, fyldte opvaskemaskiner og lokkende terrasser ville tage pusten fra produktiviteten, blev gjort til skamme i løbet af få uger. 

Fra afstandskrav til it-løsning

Selv var jeg også skeptisk overfor det omfattende hjemmearbejde til at begynde med. Men dog i begrænset omfang.

Flere internationale undersøgelser indikerer klart, at hjemmearbejde ikke blot fungerer, men i mange situationer ligefrem kan øge produktiviteten. Et mønster, vi også selv fik bekræftet, da nedlukningen kom.

Læs også: Der er gevinster at hente ved at tilrettelægge arbejdet efter dit indre ur

Mens produktiviteten i vidt omfang kan opretholdes, og mange medarbejdere sætter pris på at kunne arbejde hjemme, er der på de fleste arbejdspladser imidlertid stadig behov for at kunne bruge kontoret visse dage.

For at medarbejderne kunne bruge kontoret frit og fleksibelt og møde ind i ønsket omfang uden større ledelsesmæssig intervention, udviklede vi en app, som gør det muligt for medarbejdere at booke pladser i huset på forhånd uden at komme i strid med myndighedernes anbefalinger til afstand. 

Optimering af permanente pladser

Ønsket om at kunne arbejde hjemme nogle dage om ugen er nemlig stort hos mange medarbejdere – corona eller ej – og det medfører en stribe mulige gevinster. Den umiddelbart største ligger i at opretholde færre permanente arbejdsstationer og dermed mindske behovet for dyre kvadratmeter.

Gevinsten kommer ikke af sig selv, men ved at gøre det obligatorisk at booke plads, før man tager på kontoret, får både ledelsen og de enkelte medarbejdere overblik over belægningen for dagen, ugen og måneden.

Under en epidemi er det en enkel måde at overholde afstandskravene på, men i en normal situation kan ledelsen opbygge statistik, som fortæller, hvor mange procent, man kan reducere mængden af permanente arbejdsstationer med uden at lægge pres på hverken faciliteterne eller medarbejdernes trivsel.

Beregninger viser, at det koster op imod 5.000 kr. om måneden pr. kontorarbejdsplads når man medregner alle services som it, rengøring og energi.

Kreative idéer fra ledere og lean-konsulenter

Når først ledere eller lean-konsulenter går i gang, vil de hurtigt se, at der er masser af ting at hente.

Der kan ligefrem gå sport i at finde små og store områder, hvor den fleksible arbejdsplads ikke alene er til gavn for medarbejderne, men også giver driftsbesparelser i stort og småt.

Læs også: Reelight brugte coronakrisen til at satse digitalt: Nu er der ingen vej tilbage

For mange vil parkeringssituationen eksempelvis også være et kig værd. Ved at gøre det obligatorisk at booke parkeringspladsen er det let at opbygge statistik, som viser, hvor mange pladser, man reelt har behov for. Et område, som økonomisk set kan spille en stor rolle for organisationer, som betaler for fast adgang til et bestemt antal parkeringspladser. Medarbejderne ved også på forhånd, hvis alle parkeringspladser er bookede, så man undgår at køre forgæves og kan finde anden transportform.

Undgå mad- og energispild

Hvis man vælger en høj grad af fleksibilitet, opdager man hurtigt, at også forplejningen kræver opmærksomhed. Uanset om man bruger egen kok eller catering, giver det madspild at lade indkøb og leverance følge faste mønstre, når mængden af medarbejdere på kontoret skifter fra dag til dag.

I vores system har vi for eksempel også gjort det muligt at booke ind, hvilke dage, man deltager i frokostordningen. Fordi pladsbookingen er koblet op på en plantegning eller skitse af huset, er der også penge at spare på rengøringen. Der er for eksempel ingen grund til at gøre rent i ubenyttede kontorer eller aftørre ubenyttede skriveborde. 

Oven i disse ting kommer en lang række energibesparelser, som både kommer organisation og samfund til gode. Bedre udnyttelse af kontorbygningerne giver mindre strømforbrug, og belastningen på både vejnet og offentlig transport vil også blive mindre med mindre energiforbrug og dermed også klimagevinster til følge.

Vaner kan ændres

Det er klart, at der er flere spørgsmål på spil end disse. Mens rigtig mange ser det som et stort gode at have fleksibilitet i forhold til hjemmearbejde, er ganske mange af os også vanedyr.

Det kræver tilvænning at møde ind uden nødvendigvis at have en fast plads. Men vaner kan ændres, og hvis vi som ledere griber det momentum, der er i gang nu, kan vi stå tilbage med en tilgang til arbejdslivet, som ikke alene giver os større fleksibilitet og frihed, men også gør vores virksomheder mere effektive og samfundet mere grønt.

Læs også: Digitalt samarbejde åbner globale rekrutteringsmuligheder for Aalborg-virksomhed

Om Tech Management

Tech Management er Ingeniørens ledelsesmedie, som sætter fokus på ledelse, projektstyring og strategi i en digital og teknologisk forandringstid.

5 grunde til, at du skal læse Tech Management

1. Du får indblik i digital omstilling i et ledelsesperspektiv

2. Du får adgang til et medie, der tør skære igennem hypen om ny teknologi

3. Du får gode, lærerige cases fra virksomhedernes hverdag

4. Du får værktøjer, du kan bruge direkte i dit arbejde med ledelse og strategi

5. Du får ny inspiration til at styre dine projekter, så de lander hvor de skal

Fristet? Prøv Tech Management i en måned til 49 kr.

Vil du prøve Tech Management?

Styrk dit lederskab - bestil et abonnement i dag

Bestil abonnement

Latest news