Direktør i mellemstor virksomhed: Spring forbi it-afdelingen, og få robotterne direkte ind for at lette arbejdet
Henriette Olsen, CEO i Hans Buch

Foto : Hans Buch

Direktør i mellemstor virksomhed: Spring forbi it-afdelingen, og få robotterne direkte ind for at lette arbejdet

Handelsvirksomheden Hans Buch sparede i 2018 og 2019 adskillige ugers vikarløn ved at indføre administrative robotter. Læs, hvad det kostede, og få direktør Henriette Olsens råd til at komme hurtigt i gang med at optimere arbejdsgange ved at gå uden om it-afdelingen. Find også ud af, hvorfor hun synes, at alle SMV’ere skal tage sig sammen.

En fuld dags arbejde for tre personer i Hans Buch, en udgift til en ekstern konsulent og en testfase på to gange tre timer. 

Det var omkostningerne ved at indføre administrative robotter hos Hans Buch sidste år. En udgift, der tjente sig ind på tre måneder, og som gør, at robotterne nu løser opgaver med ordrebekræftelse, bestilling og arkivering.

Processen krævede forberedelse, men var i sig selv ret smertefri, fortæller Henriette Olsen, der er direktør i Hans Buch. 

Hans Buch er en del af Fritz Schur Gruppen og holder til et gråt og meget lidt opsigtsvækkende kontorkompleks på Roskildevej i Albertslund. Der er intet high tech over virksomhedens indretning, ud over at man selv melder sin ankomst på en computer i indgangspartiet. I storrumskontoret og mødelokalet er indretningen spartansk. 

Henriette Olsen har en fortid med ansættelser i blandt andet Foss og HP, før hun kom til Hans Buch som direktør i februar 2016. Hans Buch handler med en lang række komponenter til dansk industri og shippingbranchen, der førte til, at Henriette Olsen valgte at gå i gang med administrative robotter. 

Hans Buch kundeservice
Kundeservice hos Hans Buch
Illustration: Hans Buch

»Som leder var min hovedudfordring et konstant prispres. Kunderne forventer lavere priser og øget service. Flere vikarer er de ikke interesserede i at betale for, når vi har spidsbelastning. Og samtidig forventer aktionærerne øget indtjening,« siger hun til Tech Management. 

Henriette Olsen søgte selv inspiration til at komme videre med den udfordring på konferencer og i faglitteratur, men ideen til administrative robotter kom på ved et møde i hendes VL-gruppe – det forum, hvor hun »altid får input til de bedste ideer«.

»Her henter jeg altid den bedste inspiration fra andre brancher og større og især internationale virksomheder,« siger hun. 

Fra administrative robotter fæstnede sig som idé hos Henriette Olsen, til Hans Buch havde en fast arbejdsgang med dem, gik der under tre måneder. Se processen trin for trin, og læs hendes gode råd til selv at gå i gang samt hendes ideer til fremtidig brug af teknologi nederst i artiklen. 

Processen fra ingen til tre administrative robotter 

Henriette Olsen, der stod med udfordringen med at skabe mere værdi, kastede blikket på de tids- og ressourcekrævende processer i virksomhedens kundeservice, hvor der også havde hobet sig en stor arbejdspukkel op.

Hun så tre muligheder for at løse opgaverne hurtigere: 

  • Ansætte trainees til lavere lønninger til at hjælpe med de forholdsvis simple opgaver, når der var spidsbelastninger i virksomheden

  • Outsource opgaverne til et andet land

  • Begynde at automatisere processer

Valget faldt på det sidste, fortæller Henriette Olsen. Det var der flere grunde til: 

  • Projektet måtte gerne være skalérbart

  • Det ville helt fjerne kedelige projekter fra medarbejdernes bord

  • Det skulle gerne frigive ressourcer til andre opgaver

  • Det skulle føre til at øge kvaliteten over for kunderne

  • … og for leverandørerne

  • Samtidig ville hun gerne gøre hele organisationen klogere på administrative robotter

Da beslutningen om administrative robotter var truffet, gik Henriette Olsen sammen med kundeserviceafdelingen i gang med at identificere tre processer, der kunne være rare at få robotten til at klare. 

Det krævede en workshop med medarbejderne, hvor de blev opfordret til at kortlægge de opgaver, de helst ville af med, og som de syntes var allermest dræbende for arbejdsglæden.

Valget af processer faldt på: 

  • ordrebekræftelse til kunderne på email

  • rykkere til leverandørerne

  • arkivering af fakturaer

Det var tre processer, som krævede formulering og afsendelse af mails, og hvor den første for eksempel månedligt krævede 600 mails, der hver tog 130 sekunder at forberede. Umiddelbart ikke en voldsom proces, men på årsbasis en opgave på 260 mandetimer for medarbejdere, der hellere ville lave noget andet.

Da de tre processer var udpeget, gik selve arbejdet med at ‘oplære’ robotterne, og til det valgte Henriette Olsen sammen med medarbejderne også en række mål:

  • En af processerne skulle op at køre inden for fem uger: Man valgte at begynde med processen med ordrebekræftelse.

  • Der blev skabt enighed om, hvilken måde robotten skulle arbejde på. Der var flere måder at bekræfte ordrer på, og det skulle ensrettes.

  • Projektet skulle køres uden om it-afdelingen som et selvstændigt projekt

»Vi ville springe it-afdelingen over, fordi projekter bliver meget tidskrævende, når de bliver et it-projekt. I stedet hentede vi en leverandør, som kom ind og fulgte en medarbejders arbejde. Jeg mener, det er ekstremt vigtigt at opfatte det som et forretningsprojekt eller et optimeringsprojekt frem for et it-projekt, fordi det kan gøre processen langsom, og man ender med at sidde med en løsning, man ikke kan huske, hvorfor man gik i gang med,« siger Henriette Olsen. 

Selve processen behøvede ikke yderligere optimering, fordi det er ligegyldigt for robotten, om den skal arbejde med 13 eller 18 trin.

Leverandøren, som i det her tilfælde var virksomheden KnowIT, kom med en model, som blev testet ad to omgange. Det hele blev nået inden for fristen på fem uger. 

Flere nye muligheder

Den umiddelbare succes med den første administrative robot viste sig ved, at den inden for tre måneder havde tjent investeringen ind. Desuden havde den skabt større arbejdsglæde for de medarbejdere, der havde afgivet opgaver til robotten. 

Efterfølgende gik man i Hans Buch derefter videre med at få robotten til at løse de to andre opgaver med mails til leverandører og arkivering af fakturaer. 

»Vi er et sted nu, hvor medarbejderne siger: Hvornår kan vi også få en robot?« siger Henriette Olsen. 

Det har givet hende en række nye overvejelser som leder. Hun er i gang med at se på data, som kommer fra en digitaliseringsproces af marketingdelen i handelsvirksomheden i øjeblikket – ligesom hun kigger på analyserede data af kundeoplevelsen. 

Måske er der en mulighed for at bruge nye administrative robotter i den proces. En anden mulighed er i HR-afdelingen ved ansættelse af nye medarbejdere, hvor robotter f.eks. ville kunne indberette nye oplysninger til Skat og hjælpe med lønsystemerne. 

»Vi har også i de seneste år købt et par virksomheder. Når det sker igen, kunne jeg også se for mig, at det ville give mening at bruge robotter til at tage sig af nogle af de processer, der følger med,« siger Henriette Olsen. 

En lille opsang

Den proces, Hans Buch med Henriette Olsen i spidsen har været igennem, kunne mange andre gå igennem. Men hun oplever, at hun ikke kan hente så meget inspiration fra kollegerne og konkurrenterne i branchen. 

Måske fordi hun har siddet i større virksomheder før, har hun haft modet til at handle på digitaliseringen, mens hun synes, andre tøver, og det kan blive et problem for dem.

»De små og mellemstore virksomheder skal tage sig sammen. Det er ikke fra virksomhederne længere nede ad vejen, at konkurrencen kommer. Hvis vi ikke magter at skabe mere værdi for pengene, er der nogle andre og større udefrakommende, der gør det.«

De gode råd

Henriette Olsens erfaring er, at robotterne ikke behøver være så svære at komme i gang med, som mange måske tror, og at udgiften hurtigt har tjent sig ind. 

»Hvis man er i en situation, hvor man har et par hundrede tusinde kroner til udvikling, ville jeg til enhver tid overveje administrative robotter,« siger hun. 

Her er hendes andre råd til virksomheder, der overvejer administrative robotter: 

  • Involvér medarbejderne fra begyndelsen: Hvilke opgaver kan de komme af med – og vil de rigtig gerne af med? 

  • Identificér de processer, alle er trætte af, og som ikke skaber værdi.

  • Husk, at det ikke nødvendigvis er vigtigt med et kæmpe volumen af opgaver. 600 transaktioner månedligt er ikke så meget, men nok til at kunne hente en fordel hjem.

  • Start med en enkel proces, der er nem at gennemføre.

  • Kommunikér meget tydeligt, hvad formålet med robotterne er: »Hos os var det frigørelse af tid til værdiskabelse. Men hvis målet reelt er besparelser, så skal det kommunikeres ud,« siger Henriette Buch

  • Lad være med at betragte det som it-projekt. Der er ikke brug for lange testperioder. Det værste, der kan ske, er, at processerne skal foretages manuelt, derfor behøver man ikke gøre det til et kompliceret it-projekt.

  • Husk, at robotterne kan være et midlertidigt projekt. »Vi har fundet ud af, at vores ERP-system godt kan lave de automatiserede processer, og vi er begyndt at kigge på, om det giver mening, at ERP-systemet overtager robottens processer og dermed nedlægger robottens arbejde. Går vi den vej, har robotterne stadig tjent sig selv hjem for længst,« siger Henriette Olsen.

Om Tech Management

Vil du også gerne være en teknologisk frontløber? Så er Tech Management noget for dig. Lær af de bedste cases, få state of the art-værktøjer og lad dig inspirere af de førende digitale tænkere.

Tech Management er mediet, der tager den teknologiske og digitale udvikling seriøst, skærer igennem hypen og ser på den konkrete anvendelse i virksomheder og organisationer.

Alt hos os handler om, HVORDAN nye teknologier kan nære innovation, skabe nye forretningsmodeller og munde ud i bæredygtig vækst. Kom med ombord og få adgang til en konstant opdateret samling af unik viden.

Bestil et gratis og uforpligtende prøveabonnement, log ind eller skriv til [email protected]

Det får du i artiklen
  • Gode råd til at komme i gang med administrative robotter
  • En trin-for-trin-oversigt over, hvordan Hans Buch gik til opgaven

  • En lille opsang til dig som leder i en lille eller mellemstor virksomhed

Hans Buch
  • En del af Fritz Schur Gruppen
  • Hovedsæde i Albertslund, filial i Holland

  • Omsatte i 2018 for 35 mio. kroner og afleverede et resultat på 481.000 kroner

  • Handelsvirksomheder, der sælger reservedele til industrien. Shipping er største enkeltstående segment og står for en tredjedel af virksomhedens omsætning

  • Henriette Olsen tiltrådte som direktør i 2016

  • Hans Buch er grundlagt i 1918 og har omkring 200 ansatte

Seneste nyt