I virtuelle møder skal det være svært IKKE at deltage

Forleden tog jeg mig selv i, midt i et online møde, at sende et par SMS’er til min kollega. Der var en længere enetale i gang på mødet, så jeg tænkte, at det går nok.

Sekundet efter jeg har sendt den sidste SMS, spørger mødelederen mig så, hvad jeg tænker du om den beslutning, han netop har talt om. Ups, ingenting, for jeg havde ikke hørt efter…Pinligt.

Jeg kan kun trøste mig med den kedelige kendsgerning, at jeg tilsyneladende ikke er den eneste, der foretager sig andre ting i online møder, end at være opmærksom og deltage i mødet. 

Undersøgelser tyder nemlig på, at…:

• 65 procent laver andre arbejdsrelaterede opgaver
• 55 procent spiser eller laver mad
• 47 procent går på toilettet
• 44 procent sender SMS’er (herunder mig)
• 43 procent tjekker sociale medier. (1)

Skab nærvær og opmærksomhed

Udfordringen i virtuelle møder er altså at skabe mentalt nærvær og opmærksomhed. Det stiller nogle nye og andre krav til facilitatoren/mødelederen og i høj grad også til mødedeltageren. 

Overordnet set er der tale om fire barrierer for at skabe engagement og flow i de virtuelle møder:

En fysisk barriere, der handler om, at vi er adskilt i tid og sted og kun kan se hinanden over en skærm. Det betyder, at vi ikke kan se de andre deltageres fulde kropssprog og dermed får begrænsede nonverbale kommunikationsstrenge at spille på og sværere betingelser for at afkode kommunikative signaler.

En social barriere, der handler om, at det virtuelle møde ikke på samme måde inviterer til, at vi bruger tid på at skabe et tillidsfuldt rum, fx lige får hentet en kop kaffe, og får talt sammen på en uformel måde, inden mødet går i gang.

En kulturel barriere, der handler om, at vi agerer i møderne på forskellige måder. Det er ikke alle, der endnu har en veludviklet og etableret virtuel mødekultur. Her tænker jeg for eksempel på omfanget af taletid, kamera on eller off, brug af chatten, hvordan afbryder man, hvor stiller man spørgsmål og muter man sig selv eller ej.

En teknisk barriere, der handler om, at der næsten altid i et virtuelt møde er tekniske udfordringer af den ene eller den anden art. Måske kan man pludseligt ikke dele sin skærm, nogle deltagere kan ikke skrive i whiteboardet og andre har problemer med at logge ind i mødet. Det er et vilkår i de virtuelle møder, og noget, man kan håbe på, bliver bedre på sigt. (2)

De fire barrierer betyder, at det bliver sværere at:

• Sikre engagementet.
• Blive enige om forventninger.
• Respondere, når deltagerne bliver distraheret.
• Vide, hvornår der er behov for yderligere uddybning eller introduktion.
• Involvere og engagere alle.
• Adressere konflikter og reagere på dem.
• Afkode stemning og kropssprog.
• Skabe et uformelt og trygt miljø.

Læs også: For mange digitaliseringsinitiativer er halvhjertede

Styr og strukturer mere

Med de ovennævnte udfordringer in mente, bliver det mødelederens fornemste opgave at skabe effektive, men også engagerende møder, hvor der er tydelige spilleregler for deltagelse og hvor deltagerne involveres løbende med korte intervaller. 

Sponseret indhold

Flair for matematik og ingeniørvidenskab har bragt Katrine ind i Natos tekniske netværk

Militær

Facilitering handler om at gøre det let for deltagerne at deltage – eller man kan vende det om og sige: Det handler om at gøre det svært for deltagerne ikke at deltage. Dette er særligt vigtigt i det virtuelle møde, hvor det er let at de-fokusere og lave andre ting. Som mødeleder bør du gøre noget for at sikre engagementet ved at: 

1. Tydeliggøre formålet med mødet. Forklar, hvordan du har valgt at samle netop denne gruppe mennesker, hvad mødet skal bidrage med, og hvad du gerne vil have, at I skal stå med i hånden, når mødet er slut.
   
    
2. Involvere oftere. Involver deltagerne via små check-spørgsmål ca. hvert femte minut. Brug chat, whiteboard, afstemninger (forms/polls), break-out møder.
   
    
3. Max 10 min. præsentationer. I fysiske møder kan vi fokusere koncentreret i 20 min. I virtuelle møder er det kortere. Sørg for at præsentationer ikke varer længere end 10 minutter, og at du varierer din form eller involveringsteknik ofte. Skift i metode og form skaber opmærksomhed; Prøv at ændre præsentationsform (skift mellem video, Power Point, billeder) eller involveringsteknik (brug chatten, lav en kort runde, eller refleksion i stilhed).  
   
    
4. 60 min møder. Da det er sværere at involvere og bevare opmærksomheden i virtuelle møder, skal de ikke vare længere end en time, før der er en regulær pause på mindst 5 min. Undervejs i mødet kan der laves små bio-breaks, hvor deltagerne gør sig fri af hørebøffer mm. og går lidt rundt, strækker sig eller henter en kop kaffe. 

Skab en ny og bedre mødekultur

Mange steder har endnu ikke etableret en god virtuel mødekultur, så grib anledningen til at sætte nye standarder for deltagelse i dine virtuelle møder, og sørg for, at en som mig ikke også næste gang bruger mødet til at sende SMS’er. 

1. Undersøgelse fra West Unified Communications Services, 2014 blandt 500 amerikanere:

https://www.westuc.com/en-us/blog/conferencing-collaboration/top-10-things-people-do-while-

conference-call

2. Guide til virtuelle møder, 2020. Sille van Loon, Solveig Hvidtfeldt Larsen og Christian Lykke Rasmussen.

Læs også: Kriseskub: 'Den største øjenåbner var vores egen ineffektivitet'